Débouchés / métiers visés
- Assistant administratif
- Secrétaire administratif
- Chargé d'accueil
- Secrétaire d'accueil
Formations / Accueil & administration
Chargé d'accueil et de gestion administrative
RNCP41239 Niveau 4 · équivalent Bac Valable jusqu'au 30/09/2030
Le chargé d'accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
Le métier
Son rôle
Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative).
Front office : l'accueil 4 points
En front office, il assure l'accueil physique et téléphonique.
- Identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents
- Contrôle l'accès à la structure
- Gère simultanément les visiteurs, les appels et les informations reçues par divers canaux
- Enregistre les informations dans les systèmes d'information de la structure
Back office : la gestion administrative 5 points
En back office, il prend en charge divers travaux administratifs.
- Production d'écrits professionnels
- Gestion des rendez-vous et planification des réunions
- Numérisation, classement et archivage des dossiers
- Constitution et vérification de dossiers, suivi des demandes et commandes, relances
- Traitement des réclamations et litiges de premier niveau
Outils numériques 3 points
L'utilisation quotidienne des outils numériques implique une actualisation constante des compétences.
- CRM, ERP, GED (gestion électronique des documents)
- Agendas partagés, messageries électroniques, standard téléphonique
- Pratiques éco-responsables de sobriété énergétique et numérique
Conditions de travail 5 points
Il travaille de manière autonome dans la prise en charge des interactions courantes et des tâches administratives, dans le respect des procédures établies.
- Environnement multitâche, en espaces d'accueil et en services administratifs
- Interlocuteurs internes et externes variés
- Attention particulière à la confidentialité des informations
- Horaires variables selon les besoins de la structure
- Adaptation rapide aux imprévus et aux situations de tension
Le programme de la formation
2 blocs de compétences (CCP), validables séparément
1 Assurer les activités d'accueil d'une structure 3 compétences
RNCP41239BC01
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Traiter les flux d'information internes et externes
2 Gérer les activités administratives d'une structure 3 compétences
RNCP41239BC02
- Prendre en charge les activités administratives courantes
- Assurer le traitement administratif des dossiers
- Traiter les réclamations courantes
L'examen
3 hDevant un jury de professionnels habilité par le ministère chargé de l'emploi
Par bloc de compétences
Bloc 1 · Assurer les activités d'accueil d'une structure
50 min 15 min 1 h 05
Bloc 2 · Gérer les activités administratives d'une structure
1 h 30 10 min 10 min 1 h 50
Épreuve du titre complet
-
1 Mise en situation professionnelle 2 h 25
La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive :
1ère partie : mise en situation écrite (durée 1 h 45)
À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. A partir d’une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l’attention d’un destinataire cible.
2ème partie : mise en situation orale (durée 40 minutes dont 10 minutes de préparation)
À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 30 minutes pour :
- accueillir un visiteur et un collaborateur,
- traiter deux appels téléphoniques,
- rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d’accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié.
-
2 Entretien technique 10 min
Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l’accueil ».
-
3 Questionnement à partir de production(s) 10 min
Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence “Assurer le traitement administratif des dossiers”.
-
4 Entretien final 15 min
Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel.
Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l’emploi et des comportements professionnels induits.
Les plus
Taux d’insertion
Titre récent : statistiques nationales pas encore publiées.
Modalités
Alternance CFA / entreprise
Voies d’accès
- En contrat d’apprentissage
- Après un parcours de formation continue
- En contrat de professionnalisation
- Par expérience
Pré-requis
Aucun prérequis
Rien n’est exigé sur la fiche officielle. Un entretien de positionnement a lieu avant l’entrée en formation.
Accessibilité : formation accessible aux personnes en situation de handicap. Les besoins d’aménagement sont étudiés avant l’entrée en formation, contactez-nous.